Hvem der skal meddeles, når du flytter et kontor eller en virksomhed

At flytte et kontor er kompliceret. Med så mange ting at gøre, er det let at overse mindre, men alligevel vigtige opgaver. For at holde dit kontor i bevægelse skal du sørge for, at du har en tjekliste over vigtige opgaver, der hjælper dit kontor med at bevæge sig og bruge følgende tjeklisteguide, der sikrer, at der ikke bliver fortrydt noget.

Kunder og kunder

Det er en god ide at fortælle dit kundegrundlag først om flytningen, helst mindst en måned før flytningen skal finde sted. Giv oplysninger om det nye sted, enten ved at sende et formelt brev eller en e-mail med et kort vedlagt eller vedhæftet alle i din virksomhedsdatabase. Eller, i tilfælde af en butik, skal du placere et kort og et varselsskilt på hoveddøren og give et lille løbeseddel ved hvert køb. Send informationerne på din webside med let at følge instruktionerne og eventuelle oplysninger, der vil holde dine kunder tilbage - dette kan omfatte et ”indflytningssalg” eller en officiel åbningsfest.

Du skal også fortælle dine klienter, hvis du overhovedet lukker under flytningen eller reducerer dine timer - dette vil være en kritisk meddelelse for at sikre, at kunderne ikke bliver frustrerede, hvis din dør er låst. Når du ved forude, når du er åben for forretning, sparer du en masse telefonopkald fra dine klienter og forhindrer dem i at gå til din konkurrent for service. Med andre ord, lad dine kunder kende din plan for at betjene dem under overgangen.

Tjenesteudbydere, leverandører og regeringsagenturer

Underret tjenester og leverandører, som din virksomhed bruger regelmæssigt. Det kan omfatte et printerfirma, kurer, butik til kontorforsyning eller internetudbyder.

Banker og forsikring

Banker vil kræve anmeldelse tidligt - du bliver nødt til at ændre adressen på firmakontroller og derefter få checkerne udskrevet og underrette kreditkortselskaber og andre finansielle institutioner eller tjenesteudbydere. Du kan beslutte, at din virksomhed ville drage fordel af at overføre forretningskonti fra en bank til en anden eller fra en filial til en anden - tale med din bankrepræsentant om tjenester, der er tilgængelige i det nye sted / kvarter.

Forsikringsselskaber skal også underrettes tidligt. De bliver nødt til at vurdere det nye rum og give dig et nyt estimat, hvis relevant. Dette er et godt tidspunkt at tale med dit forsikringsselskab om flytteforsikring og hvad du har brug for for at sikre, at dit kontor er beskyttet.

Skift indgående telefonmeddelelser

Sammen med opdatering af virksomhedsinformation og markedsføringsmateriale er der andre måder, du kan sikre, at offentligheden lærer om det kommende skridt. Føj en anmeldelse til telefonsvareren / telefonsvarertjenesten, der angiver datoen for flytningen, hvor du flytter, og hvordan dette kan påvirke tjenesten. Sørg for at give kontaktoplysninger til de klienter, der kan have specifikke bekymringer.

Få medarbejdere også til at ændre deres direkte kontorstemmepostlinje med oplysninger om flytningen og den nye adresse. Igen er det en nem måde at minde kontakter om flytningen og informere dem, der ikke er i kontaktdatabasen om ændringen.

Skift din signaturlinje

Tilføjelse af en meddelelse i e-mail-signaturlinien for alle ansatte sikrer, at hver e-mail, der sendes ud, minder modtageren om det kommende træk. Dette er en fantastisk måde at nå ud til personer, der ikke er på firmaets kontaktliste.

Frimærke udgående korrespondance

Køb et rødt stempel, der angiver "Bemærk ny adresse" - disse frimærker kan normalt købes i en kontorartikelforretning. Frimærke opdaterede brevhoved for at sikre, at modtagerne er opmærksomme på adresseændringen. Bemærk, at dette meddelelsestrin muligvis ikke finder anvendelse, når flytningen er afsluttet.

Telefon

Dette skal være den første hjælpeprogram, du kontakter om dit flytning - du vil sikre dig, at din virksomhed forbliver åben under flytningen, eller at der er så lidt forstyrrelse som muligt. Fortæl telefonselskabet, hvornår flytningen er, og bede om, at telefoner er installeret og klar til at fungere på det nye sted dagen før din indflytningsdato. Dette sikrer, at systemet kører på din første dag på det nye sted.

Bed virksomheden om at oprette et viderestillingssystem, der er effektivt dagen for din flytning. Hvis din virksomhed skifter telefonnumre, skal du anmode om, at der tilføjes en rådgivning til dit gamle nummer, der fortæller opkald om ændring af telefonnummer. Når du er flyttet, er det en god ide at ringe til dit gamle nummer for at sikre, at tjenesten er på plads. Sørg også for, at dit nye virksomhedsnummer og adresse opdateres i den næste telefonbog og bibliotek.

Kontor for postkontor, e-mail og sociale medier

Underret postkontoret om din flytning, og sørg for, at posten videresendes i et par måneder efter flytningen. Som tidligere nævnt, tilføj en meddelelse om flytning til medarbejderes signaturlinjer inden flytningen og også efter flytningen; efter flytning af underskriften skal bede modtageren om at bemærke ændringen af ​​adresse og kontaktoplysninger. Regelmæssige kurerfirmaer, der afhenter og afleverer pakker på dit kontor, skal også underrettes om adresseændringen og eventuelle ændringer i tjenesterne.