Sådan prioriteres dine opgaver

Så du har alle disse ting at gøre hver dag, og din huskeliste er fuld - hvordan ved du hvad du skal gøre først, andet og tredje ">

Stort set alle føles som om de har for meget at gøre og for lidt tid til at gøre det. Ofte stammer den overvældede følelse fra en manglende evne til at prioritere alle disse tilsyneladende presserende opgaver. Hvis du har lyst til, at din opgaveliste vokser længere med minut, og du ikke engang ved, hvor du skal begynde, er her, hvordan du identificerer, evaluerer og prioriterer dine opgaver.

1. Lav en liste

Inden du prøver at sortere dine forpligtelser i rækkefølge af betydning, skal du tage dig tid til at udarbejde en omfattende liste over alt, hvad du har brug for eller ønsker at opfylde. Opdel din liste i sektioner for forskellige typer opgaver. Disse kategorier kunne omfatte:

Daglige eller ugentlige opgaver

Dette er dagligdags "to-dos", der kan være personlig (måltidsplanlægning og købmandsforretning) eller arbejdsrelateret (ugentlig holdmøde.) Hvis du allerede følger en daglig rutine, vil du være bekendt med disse opgaver; Hvis du ikke gør det, er dette et godt tidspunkt at oprette en. Hvad du inkluderer kan variere - nogle mennesker ser ikke nødvendigt at minde sig selv om at tjekke e-mail eller købe dagligvarer, men andre vil sætte pris på de strukturerede påmindelser om at udføre visse handlinger på bestemte tidspunkter eller på bestemte dage.

Opgaver med frister

Disse skal naturligvis ske inden en bestemt dato og kræver forberedelse på forhånd. Eksempler kan være et skolepapir, der skal om tre uger, eller en fest, du planlægger i seks måneder fra nu. Disse slags opgaver - ofte kaldet projekter - kan senere opdeles i mindre komponenter - for eksempel kan "skrivepapir" opdeles i læsning af de relevante bøger, organisering af dine noter, skrivning af en oversigt, skrivning af det første udkast og så på.

Gentagne opgaver

Disse forekommer ikke på en daglig eller ugentlig frekvens, men de er heller ikke engangsprojekter. Tilbagevendende opgaver kan omfatte tandlægeudnævnelser eller udføre dine kvartalsskatter.

Selvmotiverede, nødvendige opgaver

Dette er opgaver eller projekter, som du ved, du skal gøre, men ingen vil gøre dig. De har sjældent, hvis nogensinde, en indbygget tidsbegrænsning. Tænk på at forbedre dit websted for små virksomheder eller finde en ny udbyder af primærpleje.

Selvmotiverede, ikke nødvendige opgaver

Dette er de sjovere aktiviteter, der alligevel har tendens til at falde ved siden af ​​vejen som andre, mere åbenlyst nødvendige opgaver mængder dem ud. Tænk på at læse for fornøjelse eller arbejde på hobbyer.

En dag Opgaver

Disse opgaver hænger rundt i bunden af ​​din opgaveliste eller på bagsiden af ​​dit sind, men de behøver normalt ikke gøres snart eller nogensinde. Eksempel: mal dine radiatorer.

2. Organiser din liste

Når du har angivet alt, kan du finde ud af, hvad du skal gøre først og organisere din tidsplan. (Hvordan du fysisk gør dette - på et ark papir, en planlægger, en app, en online kalender eller på anden måde - betyder mindre end, at du vælger en metode, der fungerer til dig, og som du vil bruge.) Her er nogle kriterier at tænke på:

Presserende eller vigtig

Alle opgaver kan sorteres i en af ​​fire kategorier. Haster og vigtige opgaver skal udføres først, så hurtigt som muligt; presserende, men ikke vigtige opgaver kan delegeres, hvis det er muligt, men hvis ikke, skal din tidsplan indeholde nok fleksibilitet og ekstra tid til at imødekomme dem, når de dukker op; vigtige, men ikke presserende opgaver, skal planlægges i god tid, så de ikke bliver presserende; opgaver, der hverken er vigtige eller presserende, kan potentielt fjernes, selvom hvis du nyder dem, skal de arbejdes ind i din tidsplan, så de ikke bliver overfyldte af mere krævende forpligtelser.

Vurdere værdi

Du kan bedømme værdien af ​​en opgave på flere måder. Man kan være, om andre mennesker påvirkes, og hvor vigtige disse mennesker er for dig (godkendelse af din chef og trivsel hos børn, der er afhængige af dig, er vigtigere end, siger, meningerne fra en gruppe fremmede, som du var enig i at deltage i et møde.) Du tildeler muligvis også høj værdi til opgaver, som du ser, at de betaler sig på lang sigt, eller som du simpelthen synes at være givende.

En henvisning, du sandsynligvis vil støde på, når du læser om prioritering af opgaver er 80-20-reglen eller Pareto-princippet, der siger, at 80% af effekter kommer fra 20% af årsagerne. Dette viser sig måske ikke at være sandt for dig, men det er en god påmindelse om at identificere, hvad du rent faktisk bruger tid på, og hvilken af ​​dine anstrengelser der betaler sig.

Tidspunkt og fleksibilitet

En fungerende plan muliggør ændringer og genkender tidsbegrænsninger. Vær realistisk, når du prioriterer og planlægger dine dage. I tvivlstilfælde skal du overvurdere den tid, en given opgave vil tage.

Hvis der skal udføres to opgaver på samme tid, afhænger det af, hvordan du arbejder bedst, hvilket du skal starte med. Nogle mennesker foretrækker at få den enklere opgave ud af vejen for at koncentrere sig om den mere komplekse; andre vil føle sig beroligede, hvis de først starter med den hårdere opgave og får noget eller det hele gjort, inden de går videre. Husk, at du ikke behøver at påtage dig en enkelt opgave eller et projekt fra start til slut, før du går videre til den næste - medmindre du selvfølgelig synes, at arbejde på den måde øger din produktivitet.

Begræns dine daglige must-do-opgaver til højst tre. Dagen kan også omfatte mindre opgaver, der er mere rutinefulde eller af mindre betydning eller presserende, men indlæsning af større opgaver vil sandsynligvis føre til stress og skuffelse.

Husk, at prioriteringer kan ændre sig - hvis din chef har brug for, at du gør noget nu, vil din forrige første prioritet sandsynligvis blive slået ned til den anden. Det er desto mere grund til at indbygge mere tid i din tidsplan for at give mulighed for fleksibilitet.

3. Batchopgaver

Batching-opgaver er en af ​​de mest effektive, effektive måder at få disse irriterende, alt-til-tid-opgaver udført. Batching betyder ganske enkelt, at du arbejder på den samme type opgave igen og igen, før du skifter til noget andet. Det første trin er at identificere opgaver, du udfører igen og igen, og derefter oprette en enkel arbejdsgang, som de skal følge. Derefter takler du disse opgaver på samme tid ved hjælp af denne arbejdsgang.

Batching kræver udførelse af lignende opgaver, der kræver lignende ressourcer i "batches" for at forbedre effektiviteten og produktiviteten. Her er nogle eksempler:

  • Betal alle dine regninger på samme tid
  • Åbn al din mail en gang om ugen, og handling, snarere end at lade den stables op hver dag og aldrig komme til den

Batching giver dig mulighed for at komme ind i en rille, der udfører den samme opgave igen og igen, så du ikke behøver at spilde tid på at finde ud af instruktioner eller hvad du skal gøre næste.

4. Fjern opgaver

Når du har listet alle dine opgaver og sorteret dem fra det vigtigste til det mindste, bliver det klart, hvilke opgaver der er nederst på listen. Disse kan undertiden delegeres til en anden, men hvis det ikke er muligt, skal du beslutte, om du skal planlægge et tidspunkt for dem eller fjerne dem.

Du har måske opgaver på din liste, som du ikke behøver at gøre eller endda ønsker at gøre, men du følte dig presset til at tilføje på et tidspunkt (gå til gymnastiksalen, gå på en bokklub). Disse kan elimineres helt.

Endelig er det muligt bare at have for meget at gøre - hvis du ikke kan få alt gjort, skal du evaluere din arbejdsbyrde for at afgøre, om du bare har brug for mere praksis med at prioritere, eller om du skal fortælle nogen, at du ikke længere kan fortsætte med at gøre en bestemt opgave.